Положение об архиве

Кологривского районного суда Костромской области

I.Общие положения

1.Кологривский районный суд Костромской области (далее – суд) в целях осуществления хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временного срока хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности суда, а также подготовки документов к передаче на постоянное хранение в отдел по делам архивов администрации Кологривского муниципального округа (далее – муниципальный архив), источником комплектования которого выступает Кологривский районный суд, создает архив суда (далее - Архив суда). Архив суда не является структурным подразделением Кологривского районного суда. Приказом председателя суда ответственным за исполнением функций и задач Архива суда назначается старший специалист 1 разряда, а в случае его временного отсутствия (командировка, отпуск, временная нетрудоспособность) главный специалист.

2.Положение об Архиве суда определяет статус Архива суда, его задачи, функции, права и ответственность, состав документов. Положение об Архиве суда согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (далее – ЭПК) департамента культуры Костромской области. После согласования положение об Архиве утверждается председателем суда.

3.Архив суда в своей деятельности руководствуется Федеральным конституционным законом от 31.12.1996 № 1-ФКЗ (ред. от 16.04.2022) «О судебной системе Российской Федерации» (с изменениями), Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями), законом Костромской области от 28.04.2006 № 17-4-ЗКО «О формировании и содержании архивных фондов Костромской области» (с изменениями), приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 № 36 «Об утверждении инструкции по судебному делопроизводству в районном суде», приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях», иными нормативными правовыми актами в сфере архивного дела и делопроизводства, приказами и локальными нормативными актами Управления Судебного департамента в Костромской области и Кологривского районного суда и настоящим положением.

II. Состав документов архива суда

4.Архив суда хранит:

а) законченные делопроизводством дела постоянного и временного сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности суда;

б) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива суда.

III. Задачи Архива суда

5. К задачам Архива суда относятся:

5.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главойII положения об Архиве суда.

5.2. Комплектование Архива суда документами, образовавшимися в деятельности Кологривского районного суда.

5.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве суда.

5.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве суда.

5.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муниципальный архив.

5.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в суде и своевременной передачей их в Архив суда.

IV. Функции Архивасуда

6. Архив суда осуществляет следующие функции:

6.1. Организует прием документов постоянного и временных сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности суда, в соответствии с утвержденным графиком.

6.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве суда.

6.3. Представляет в муниципальный архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в Архиве суда документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

6.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив суда, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности суда.

6.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии суда описи дел постоянного хранения, временных сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение ЭПК департамента культуры Костромской области описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК департамента культуры Костромской области описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПК департамента культуры Костромской области акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение председателю суда описи дел постоянного хранения, описи временных сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК департамента культуры Костромской области.

6.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муниципальный архив.

6.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временного срока хранения, находящихся на хранении в Архиве суда в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

6.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве суда.

9. Организует информирование руководства и работников суда о составе и содержании документов Архива суда.

6.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

6.11. Организует выдачу документов и дел для работы работникам суда во временное пользование.

6.12. Исполняет запросы пользователей, выдает копии документов, выписки и справки.

6.13. Ведет учет использования документов Архива суда.

6.14. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива суда.

6.15. Участвует в разработке документов суда по вопросам архивного дела и делопроизводства.

6.16. Оказывает методическую помощь работникам суда в формировании и оформлении дел, подготовке документов к передаче в Архив суда.

V. Права архива суда

7. Архив суда имеет право:

а) представлять председателю суда предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве суда;

б) запрашивать у работников суда сведения, необходимые для работы Архива суда;

в) давать рекомендации работникам суда по вопросам, относящимся к компетенции Архива суда;

г) информировать работников суда о необходимости передачи документов в Архив суда в соответствии с утвержденным графиком;

д) принимать участие в заседаниях ЭПК департамента культуры Костромской области.

VI. Ответственность